备用金的管理可采用非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补；定额管理，是财会部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。
1.非定额情况下的账务处理举例
例：某员工，经审批同意后，报销差旅费856元，冲销上月预支款900元，余款44元缴回现金。分录为：
借：库存现金 44
管理费用——差旅费 856
贷：其他应收款——曹军 900
如果实际发生差旅费920元，则分录为：
借：管理费用——差旅费 920
贷：其他应收款——曹军 900
库存现金 20
在非定额管理方式下，原借款全部冲掉；票是多少，费用就是多少；钱没花完出纳收回，花的超过借支的再给员工补上。
2.定额情况下的账务处理举例
例：某员工经审批通过后，报销办公用品费共440.89元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。
借：管理费用等
贷：库存现金
定额管理方式下，不涉及其他应收款，不管花多少，都只涉及这两个账户，花多少补多少。
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